Physiotherapie Muster – Terminerinnerungen & digitale Anmeldung (Prototyp)

So führen Sie die Demo vor (5 Klicks)

„Erinnerungslauf jetzt ausführen“ – die Erinnerungen für morgen gehen raus, rechts erscheint die Nachricht am Smartphone.
Am Smartphone „Termin bestätigen“ – der Status in der Terminliste springt auf „Bestätigt“.
Smartphone auf „Peter Mayr“ umstellen und „Absagen“ – der Termin wird frei, die Warteliste wird automatisch angeschrieben.
Am Smartphone (Elisabeth Grabner) „Termin annehmen“ – der Termin ist nachbesetzt.
Smartphone-Tab „Anmeldung“: „Demo-Daten einfügen“, absenden, dann links unter „Anmeldungen“ übernehmen.

Patientinnen und Patienten füllen die Anmeldung am eigenen Smartphone aus (Link auf der Website, QR-Code am Empfang). Das Papierformular entfällt. Eingänge erscheinen hier und werden mit einem Klick übernommen – im Prototyp rechts über den Smartphone-Tab „Anmeldung“ ausprobieren.

Im Prototyp nicht umgesetzt Übergabe in das Praxisverwaltungssystem

Bei der Umsetzung werden übernommene Anmeldungen als Patientenakte im bestehenden System angelegt. Im Prototyp landet die Übernahme nur in der Demo-Warteliste.

Bei einer Absage sucht das System automatisch passende Einträge (Wochentag + Vormittag/Nachmittag) und sendet ein Terminangebot an bis zu Personen gleichzeitig. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin; die anderen bleiben auf der Warteliste. Gibt es keinen Treffer, wird die Rezeption informiert.

Erinnerungen

Vorlauf

Folgetag (24 h) Zwei Tage vorher (48 h)

Versandzeit (täglich)

Kanal

Je nach Wunsch des Patienten: SMS oder E-Mail (wird bei der Anmeldung abgefragt).

Nachfassen

Ohne Rückmeldung bis 17:00 Uhr am Vortag wird die Rezeption informiert und fasst telefonisch nach (siehe Termin „Keine Rückmeldung“).

Nachbesetzung

Terminangebot gleichzeitig an

Passende Wartelisten-Einträge werden nach Wartezeit gereiht. Wer zuerst zusagt, erhält den Termin – alle anderen bekommen automatisch eine Absage und bleiben auf der Warteliste.

Vorlage: Terminerinnerung

Platzhalter: {{name}}, {{vorname}}, {{praxis}}, {{datum}}, {{uhrzeit}}, {{behandlung}} – Bestätigen/Absagen wird als Link angehängt.

Vorschau (Demo-Termin)

Vorlage: Terminangebot (Nachbesetzung)

Vorschau (Demo-Termin)

Anbindungen

Im Prototyp nicht umgesetztPraxiskalender / Praxisverwaltungssystem

Termine werden bei der Umsetzung aus dem bestehenden Kalender gelesen und Statusänderungen zurückgeschrieben. Der Prototyp nutzt einen eingebauten Demo-Kalender.

Im Prototyp nicht umgesetztSMS-Versand (Anbieter)

Echter Versand über einen DSGVO-konformen SMS-Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Im Prototyp werden Nachrichten nur im simulierten Smartphone angezeigt.

Im Prototyp nicht umgesetztE-Mail-Versand

Versand über das Praxis-Postfach bzw. einen E-Mail-Dienst, inklusive Antwort-Links. Im Prototyp nur Simulation.

Jeder automatische Schritt wird protokolliert – nachvollziehbar für die Rezeption und als Nachweis für den Datenschutz. Neueste Einträge zuerst.

Bestandteil des Lösungspakets Prozess (Angebotsposition 1), wird bei der Umsetzung erbracht – kein Teil des klickbaren Prototyps.

Im Prototyp nicht umgesetztEinweisung der Rezeption

Gemeinsame Einweisung der Mitarbeitenden am Empfang: Erinnerungen, Anmeldungen übernehmen, Warteliste pflegen, Sonderfälle.

Im Prototyp nicht umgesetztTest

Testlauf mit echten Abläufen der Praxis vor dem Start (Testtermine, Testnachrichten, Rückmeldungen prüfen).

Im Prototyp nicht umgesetztDokumentation

Kurzanleitung für die Rezeption und technische Dokumentation der eingerichteten Abläufe und Anbindungen.