Anleitung · Beispiel-Lösung

Prototyp: E-Rechnungen prüfen & archivieren – Muster Handwerksbetrieb GmbH

Vorab-Prototyp von Joe AI Solutions für das Erstgespräch. Er zeigt die empfohlene Option aus dem Lösungskonzept: „Automatisierung mit eigenem Tool bzw. workflowbasierter Lösung“ – eine browserbasierte Lösung, die eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) automatisch auf Pflichtfelder prüft, fehlerhafte Rechnungen in einen manuellen Prüf-Workflow gibt und alle Vorgänge durchsuchbar archiviert.

Zweck

• Zeigen, wie sich die empfohlene Lösung im Alltag anfühlt: Rechnung kommt an → wird automatisch geprüft → nur Ausnahmen brauchen einen Handgriff → alles liegt auffindbar im Archiv.
• Grundlage für das Analysegespräch: Die Prüfregeln sind im Prototyp sichtbar und anpassbar, damit der Kunde sagen kann, welche Pflichtfelder für seinen Betrieb entscheidend sind.
• Es ist eine Demo mit erfundenen Daten – kein Produkt, keine Anbindung an echte Systeme.

So öffnen

1. Datei index.html per Doppelklick öffnen (Chrome, Edge, Firefox oder Safari in aktueller Version).
2. Kein Internet, keine Installation und kein Server nötig – alles steckt in dieser einen Datei.
3. Empfohlener Rundgang für das Gespräch:

• Übersicht: Kennzahlen und Ablauf in vier Schritten.
• Eingang & Prüfung → „Neue Rechnungen abrufen“: simulierter Posteingang, Prüfung läuft sichtbar ab (drei Demo-Runden).
• Manuelle Prüfung: eine beanstandete Rechnung öffnen, Prüfprotokoll ansehen, freigeben (mit Begründung) oder zurückweisen (Rückfrage-Vorschau, nichts wird versendet).
• Archiv & Suche: Lieferant, Rechnungsnummer oder Betrag eintippen; nach Format, Status, Zeitraum filtern; Vorgang öffnen.
• Prüfregeln: Stufe einer Regel ändern (Pflicht / Hinweis / Aus) und eine offene Rechnung „erneut prüfen“.

1. „Demo zurücksetzen“ (oben rechts) oder ein Neuladen der Seite stellt den Anfangszustand wieder her. Es wird nichts gespeichert.

Was es kann

• Simulierter Eingang: Auf Knopfdruck kommen Demo-Rechnungen an (XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF als Dateinamen dargestellt); der Ablauf wird Schritt für Schritt protokolliert.
• Automatische Prüfung mit 18 Regeln: technische Lesbarkeit, Pflichtfelder nach EN 16931 / § 14 UStG (Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Käuferreferenz, Verkäufer- und Käuferangaben, USt-IdNr., Leistungsdatum, Positionen, Steueraufschlüsselung, Beträge, Zahlungsbedingungen) sowie betriebsspezifische Plausibilität (rechnerische Richtigkeit, richtiger Adressat, Dublettenprüfung, Bankverbindung als Hinweis).
• Workflow bei Fehlern: Rechnungen mit fehlgeschlagener Pflichtprüfung landen in „Manuelle Prüfung“. Dort: Prüfprotokoll mit Fundstellen, Freigabe mit dokumentierter Begründung, Zurückweisen mit vorformulierter Rückfrage an den Lieferanten (Vorschau), erneute Prüfung nach Regeländerung.
• Archiv mit Suche: Volltextsuche über Lieferant, Nummer, Betrag, Positionen und Begründung; Filter nach Format, Status und Zeitraum; jede Rechnung mit Kopfdaten, Positionen, Prüfprotokoll, Verlauf (Nachvollziehbarkeit) und Aufbewahrungsdatum.
• Anpassbare Prüfregeln: Jede Regel lässt sich auf Pflicht, Hinweis oder Aus stellen; Aufbewahrungsfrist wählbar (Demo-Annahme).
• Kurzanleitung für Mitarbeitende als Teil der Schulung sowie eine Statusübersicht, wie sie die Betreuung Basis liefern könnte.
• Vollständig deutsch, offline, ohne externe Quellen; Markenauftritt Joe AI.

Was es nicht kann

• Keine echten Dateien einlesen: Der Button „Datei hochladen“ und das Öffnen der Originaldatei sind als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert. Es wird kein XML geparst und kein PDF gelesen.
• Keine Anbindung an E-Mail-Postfach, Upload-Ordner, Buchhaltung oder Steuerberatung – der Bereich „Integration in bestehende Prozesse“ ist eine sichtbar gekennzeichnete Attrappe.
• Nichts wird versendet: Die Rückfrage an den Lieferanten ist nur eine Textvorschau.
• Keine Speicherung: Nach einem Neuladen beginnt die Demo von vorn. Kein Benutzer- oder Rechtekonzept, keine Mehrplatzfähigkeit.
• Die Prüfregeln sind eine fachlich plausible Startliste, keine vollständige Umsetzung der XRechnung-/EN-16931-Geschäftsregeln und keine Rechts- oder Steuerberatung.
• „Betreuung Basis“ (Angebotsposition 2) und der Schulungstermin sind nur als Attrappe bzw. Beschreibung enthalten.

Demo-Daten

Alle Daten im Prototyp sind erfunden. Lieferantennamen, Anschriften, USt-IdNrn., IBANs, Rechnungsnummern, Positionen und Beträge wurden für die Demo ausgedacht und haben keinen Bezug zu realen Firmen, Personen oder Vorgängen. Ebenso erfunden sind die Betriebsanschrift des Kunden, die Kennzahlen und die Zeitangaben (sie werden relativ zum aktuellen Datum berechnet). Enthalten sind 15 Rechnungen im Startzustand (11 automatisch archiviert – darunter die korrigierte Fassung einer zurückgewiesenen Rechnung –, 1 manuell freigegeben, 1 zurückgewiesen, 2 offen in der manuellen Prüfung) und 6 weitere Rechnungen in drei Abrufrunden, die typische Fehlerfälle zeigen: fehlende Käuferreferenz, fehlendes Leistungsdatum, fehlende USt-IdNr., Rechenfehler, Dublette, falscher Adressat, fehlende IBAN (nur Hinweis).

Nächste Schritte zur echten Umsetzung

1. Analysegespräch (Angebotsposition 1): Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln mit dem Kunden festlegen – die Regelliste im Prototyp dient als Checkliste. Beispielrechnungen echter Lieferanten (XRechnung und ZUGFeRD) einsammeln.
2. Eingangskanäle klären: Rechnungs-Postfach, Lieferantenportale, Upload-Ordner; Betrieb lokal oder gehostet.
3. Prüfkern bauen: XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD/Factur-X (eingebettetes XML) einlesen, Pflichtfelder und Geschäftsregeln der EN 16931 prüfen, Protokoll wie im Prototyp erzeugen.
4. Archiv umsetzen: unveränderbare Ablage von Originaldatei, Prüfprotokoll und Verlauf; Aufbewahrungsfrist und Anforderungen mit der Steuerberatung abstimmen; Export für Buchhaltung definieren.
5. Workflow und Rollen: Wer prüft, wer gibt frei, wie wird der Lieferant kontaktiert (Vorlagen aus dem Prototyp übernehmen).
6. Einführung: Testlauf mit echten Rechnungen parallel zum bisherigen Ablauf, Schulung der Mitarbeitenden anhand der Kurzanleitung, Übergabe in die Betreuung Basis (Angebotsposition 2).

Fiktiver Beispielkunde „Muster Handwerksbetrieb GmbH“, alle Daten erfunden. Der Prototyp zeigt die empfohlene Lösung aus der Analyse, er ist keine fertige Software.