Beispiel-Lösung · Handwerk
E-Rechnungen prüfen & archivieren
Zeigen, wie sich die empfohlene Lösung im Alltag anfühlt: Rechnung kommt an → wird automatisch geprüft → nur Ausnahmen brauchen einen Handgriff → alles liegt auffindbar im Archiv. Grundlage für das Analysegespräch: Die Prüfregeln sind im Prototyp sichtbar und anpassbar, damit der Kunde sagen kann, welche Pflichtfelder für seinen Betrieb entscheidend sind.
Fiktiver Beispielkunde „Muster Handwerksbetrieb GmbH“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Der Handwerksbetrieb erhält zunehmend E-Rechnungen und benötigt eine effiziente Lösung zur Prüfung und Archivierung dieser Rechnungen, um Zeit und Aufwand zu sparen.
Automatisierung mit eigenem Tool bzw. workflowbasierter Lösung
Angebotsentwurf: Einrichtung und Implementierung der Automatisierungslösung, € 5.560,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Simulierter Eingang: Auf Knopfdruck kommen Demo-Rechnungen an (XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF als Dateinamen dargestellt); der Ablauf wird Schritt für Schritt protokolliert.
- Automatische Prüfung mit 18 Regeln: technische Lesbarkeit, Pflichtfelder nach EN 16931 / § 14 UStG (Rechnungsnummer, Datum, Rechnungsart, Währung, Käuferreferenz, Verkäufer- und Käuferangaben, USt-IdNr., Leistungsdatum, Positionen, Steueraufschlüsselung, Beträge, Zahlungsbedingungen) sowie betriebsspezifische Plausibilität (rechnerische Richtigkeit, richtiger Adressat, Dublettenprüfung, Bankverbindung als Hinweis).
- Workflow bei Fehlern: Rechnungen mit fehlgeschlagener Pflichtprüfung landen in „Manuelle Prüfung“. Dort: Prüfprotokoll mit Fundstellen, Freigabe mit dokumentierter Begründung, Zurückweisen mit vorformulierter Rückfrage an den Lieferanten (Vorschau), erneute Prüfung nach Regeländerung.
- Archiv mit Suche: Volltextsuche über Lieferant, Nummer, Betrag, Positionen und Begründung; Filter nach Format, Status und Zeitraum; jede Rechnung mit Kopfdaten, Positionen, Prüfprotokoll, Verlauf (Nachvollziehbarkeit) und Aufbewahrungsdatum.
- Anpassbare Prüfregeln: Jede Regel lässt sich auf Pflicht, Hinweis oder Aus stellen; Aufbewahrungsfrist wählbar (Demo-Annahme).
- Kurzanleitung für Mitarbeitende als Teil der Schulung sowie eine Statusübersicht, wie sie die Betreuung Basis liefern könnte.
- Vollständig deutsch, offline, ohne externe Quellen; Markenauftritt Joe AI.
Was er bewusst nicht kann
- Keine echten Dateien einlesen: Der Button „Datei hochladen“ und das Öffnen der Originaldatei sind als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert. Es wird kein XML geparst und kein PDF gelesen.
- Keine Anbindung an E-Mail-Postfach, Upload-Ordner, Buchhaltung oder Steuerberatung – der Bereich „Integration in bestehende Prozesse“ ist eine sichtbar gekennzeichnete Attrappe.
- Nichts wird versendet: Die Rückfrage an den Lieferanten ist nur eine Textvorschau.
- Keine Speicherung: Nach einem Neuladen beginnt die Demo von vorn. Kein Benutzer- oder Rechtekonzept, keine Mehrplatzfähigkeit.
- Die Prüfregeln sind eine fachlich plausible Startliste, keine vollständige Umsetzung der XRechnung-/EN-16931-Geschäftsregeln und keine Rechts- oder Steuerberatung.
- „Betreuung Basis“ (Angebotsposition 2) und der Schulungstermin sind nur als Attrappe bzw. Beschreibung enthalten.
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Analysegespräch (Angebotsposition 1): Pflichtfelder und Plausibilitätsregeln mit dem Kunden festlegen – die Regelliste im Prototyp dient als Checkliste. Beispielrechnungen echter Lieferanten (XRechnung und ZUGFeRD) einsammeln.
- Eingangskanäle klären: Rechnungs-Postfach, Lieferantenportale, Upload-Ordner; Betrieb lokal oder gehostet.
- Prüfkern bauen: XRechnung (UBL/CII) und ZUGFeRD/Factur-X (eingebettetes XML) einlesen, Pflichtfelder und Geschäftsregeln der EN 16931 prüfen, Protokoll wie im Prototyp erzeugen.
- Archiv umsetzen: unveränderbare Ablage von Originaldatei, Prüfprotokoll und Verlauf; Aufbewahrungsfrist und Anforderungen mit der Steuerberatung abstimmen; Export für Buchhaltung definieren.
- Workflow und Rollen: Wer prüft, wer gibt frei, wie wird der Lieferant kontaktiert (Vorlagen aus dem Prototyp übernehmen).
- Einführung: Testlauf mit echten Rechnungen parallel zum bisherigen Ablauf, Schulung der Mitarbeitenden anhand der Kurzanleitung, Übergabe in die Betreuung Basis (Angebotsposition 2).