Anleitung · Beispiel-Lösung

Belegportal & automatische Nachforderung – Vorab-Prototyp

Kunde: Steuerkanzlei Muster & Partner · Erstellt von Joe AI Solutions (Bregenz) · Lauf 1

Zweck

Klickbare Demo der empfohlenen Option „Automatisierung des Beleg-Upload-Prozesses mit kundenspezifischer Einrichtung“ aus dem Lösungskonzept. Joe zeigt damit im Erstgespräch, wie sich die Lösung für Mandanten und Kanzlei anfühlt:

1. Mandanten laden Belege strukturiert nach Monat und Kategorie hoch (oder melden „keine Belege in diesem Monat“).
2. Die Kanzlei sieht auf einen Blick, wer vollständig, in Arbeit oder überfällig ist, prüft Belege und stellt Rückfragen.
3. Fehlende Unterlagen werden automatisch und freundlich nachgefordert – in drei Eskalationsstufen, zuletzt mit Hinweis an die Sachbearbeitung.
4. Kategorien, Formate, Fristen, Stufen und Nachrichtentext sind kundenspezifisch einstellbar.

Der Prototyp deckt die Angebotsposition „Lösungspaket Prozess“ ab (Upload-System, Nachforderung, Einrichtung; Test als Simulation; Einweisung sichtbar als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert). Er ist eine Demo mit erfundenen Daten – kein Produkt.

So öffnen

• index.html per Doppelklick im Browser öffnen (Chrome, Edge, Firefox oder Safari in aktueller Version; geprüft in headless Chromium). Kein Server, keine Installation, kein Internet nötig.
• Die Datei ist in sich abgeschlossen (CSS und JavaScript inline, keine externen Quellen).
• Oben rechts zwischen Mandantenportal und Kanzlei wechseln. Der Knopf „Was zeigt dieser Prototyp?“ blendet die Zuordnung zum Angebot und einen empfohlenen Klickpfad ein. „Demo zurücksetzen“ stellt den Anfangszustand her (ebenso ein Neuladen der Seite).

Empfohlener Klickpfad im Gespräch:

1. Mandantenportal (voreingestellt: Tischlerei Holzwerk e.U., Oktober 2026): Nachricht der Kanzlei lesen, bei „Kontoauszüge“ auf „Beispielbeleg einfügen (Demo)“ klicken → Status springt auf „Vollständig“.
2. Kanzlei › Übersicht: Belegstatus aller Mandanten; auf „Café Seeblick OG“ klicken, Beleg als geprüft markieren oder „Erneut anfordern“.
3. Kanzlei › Nachforderung (Automatik): „Nachforderungslauf jetzt ausführen“ → 4 Nachforderungen (Stufe 2). Dann „+7 Tage“ und erneut ausführen → Stufe 3 mit Hinweisen an die Sachbearbeitung. Nachrichten im Postausgang öffnen.
4. Kanzlei › Einrichtung: Kategorie, Frist, Stufe oder Vorlage ändern – die Vorschau und das Portal reagieren sofort.

Was es kann

Mandantenportal

• Mandant (Demo-Auswahlfeld) und Zeitraum (September, Oktober, November 2026) wählen.
• Fortschritt und Status je Zeitraum („Vollständig“, „In Arbeit“, „Überfällig“) sowie die letzte Nachricht der Kanzlei sehen.
• Je Kategorie Dateien per Drag & Drop oder Dateiauswahl ablegen; nur erlaubte Formate und max. 20 MB werden angenommen, abgelehnte Dateien werden erklärt. „Beispielbeleg einfügen (Demo)“ legt eine erfundene Datei ab, ohne den Dateidialog zu brauchen.
• „Keine Belege in diesem Monat“ (Fehlanzeige) melden und zurücknehmen; Dateien entfernen.
• Rückfragen der Kanzlei (z. B. „Unleserlich – bitte neu scannen“) direkt an der Kategorie sehen.

Kanzlei › Übersicht

• Kennzahlen und Tabelle aller Mandanten je Zeitraum: Status, fehlende Kategorien, eingereicht/ungeprüft, letzte Nachforderung, nächster Schritt.
• Detailansicht je Mandant: Belege als geprüft markieren, mit Grund erneut anfordern, Nachforderung manuell erzeugen.
• Liste „Hinweise an die Sachbearbeitung“ mit Erledigen-Knopf (entsteht automatisch in der letzten Eskalationsstufe).

Kanzlei › Nachforderung (Automatik)

• Anzeige der aktiven Regeln; Nachforderungslauf per Knopf auslösen; Demo-Datum um +1/+7 Tage vorspulen und zurücksetzen.
• Ergebnis des Laufs und Postausgang mit allen erzeugten Nachrichten (Vorschau mit Betreff und Text, klar als nicht versendet markiert).
• Keine Doppelversendung: je Mandant, Zeitraum und Stufe höchstens eine Nachricht; vollständige Mandanten werden übersprungen.

Kanzlei › Einrichtung

• Belegkategorien anlegen, umbenennen, als Pflicht/optional setzen, entfernen; Hinweistexte für Mandanten.
• Erlaubte Dateiformate; Abgabefrist (Tag des Folgemonats); Uhrzeit des automatischen Laufs.
• Drei Eskalationsstufen mit Tagesabstand zur Frist, Betreff, Einleitungssatz und Schalter „Sachbearbeitung informieren“.
• Nachrichtenvorlage mit Platzhaltern und Live-Vorschau.
• Liste der Bestandteile, die im Prototyp bewusst nicht umgesetzt sind.

Kanzlei › Protokoll

• Chronik aller Uploads, Fehlanzeigen, Prüfungen, Rückfragen, Nachforderungen und Einrichtungsänderungen, filterbar nach Mandant.

Was es nicht kann

• Kein echter Versand: E-Mails werden nur als Vorschau im Postausgang erzeugt. Kein Mailserver, keine Anbindung.
• Keine Speicherung: Hochgeladene Dateien werden nicht gelesen, nicht übertragen und nicht gespeichert – der Prototyp merkt sich nur Dateinamen im Arbeitsspeicher. Neuladen setzt alles zurück.
• Kein Login, keine Rechte: Der Mandant wird per Auswahlfeld „gewählt“. Keine Benutzerverwaltung, keine Verschlüsselung, keine DSGVO-konforme Ablage.
• Keine Anbindung an Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, BMD, Lexoffice): Mandantenstamm und Belege sind Demo-Daten; keine Übergabe in die Buchhaltung.
• Kein automatischer Zeitplan: Der tägliche Lauf wird im Prototyp per Knopf simuliert; das Demo-Datum ist eine simulierte Systemzeit.
• Keine Einweisung/Schulung, keine Testphase im Echtbetrieb: Beides sind Leistungen aus dem Lösungspaket, keine Software-Bestandteile – im Prototyp sichtbar als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert.
• Keine Lizenz eines Upload-Tools: Laut Angebot nicht im Paketpreis enthalten; welches Tool bzw. ob Eigenbau, ist offen.
• Keine Mehrsprachigkeit, kein Druck/Export, keine Mobile-App (die Oberfläche passt sich aber an schmale Bildschirme an).

Demo-Daten

Alle Daten im Prototyp sind erfunden. Mandantennamen (Bäckerei Sonnenkorn GmbH, Tischlerei Holzwerk e.U., Café Seeblick OG, Elektro Blitz GmbH, Physiotherapie Bewegt KG, Autohaus Pfänder GmbH), Kontaktbezeichnungen („Postfach Buchhaltung“ usw.), Teams, Dateinamen, Dateigrößen, Belegstände, Nachrichten und Protokolleinträge sind ausgedacht und haben keinen Bezug zu realen Mandanten der Kanzlei. Übereinstimmungen mit existierenden Firmen wären Zufall.

Der Prototyp zeigt bewusst keine E-Mail-Adressen – auch keine erfundenen. Wo in der echten Lösung eine Empfängeradresse stünde, steht nur der Hinweis „E-Mail hinterlegt – Demo, keine Adresse“. Es kommen keine Personennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Daten aus dem Kundendossier vor.

Das Demo-Datum ist auf Donnerstag, 12.11.2026 gesetzt. Die Abgabefrist für Oktober 2026 war der 10.11.2026, sodass die Eskalation unmittelbar vorführbar ist: Stufe 1 wurde (simuliert) am 07.11. erzeugt, Stufe 2 ist am 12.11. fällig, Stufe 3 am 19.11.

Nächste Schritte zur echten Umsetzung

1. Rückfragen klären (siehe BAUBERICHT): Belegformate, vorhandene Kanzlei-/Buchhaltungssoftware, Cloud oder lokal, Mandantenanzahl, gewünschte Fristen und Tonalität der Nachrichten.
2. Werkzeugentscheidung: bestehendes Upload-Tool (Lizenz separat, laut Angebot) kundenspezifisch einrichten oder schlanke Eigenentwicklung – je nach Antworten aus Schritt 1.
3. Einrichtung mit den echten Kategorien, Fristen, Eskalationsstufen und Nachrichtentexten der Kanzlei; Mandantenstamm aus dem Kanzleisystem übernehmen.
4. E-Mail-Versand und Zeitplan anbinden (Kanzlei-Postfach, täglicher Lauf), inklusive Protokollierung und Abmeldemöglichkeit für Mandanten.
5. Sichere Ablage und Zugang: Mandanten-Login, verschlüsselte Speicherung, Aufbewahrung, Datenschutzprüfung mit der Kanzlei.
6. Testphase mit wenigen Pilot-Mandanten, Feinjustierung der Texte und Fristen.
7. Einweisung der Mitarbeiter und Übergabe; optional Betreuungspaket für Schulung und Support nach Projektabschluss (laut Angebotshinweis).

Fiktiver Beispielkunde „Steuerkanzlei Muster & Partner“, alle Daten erfunden. Der Prototyp zeigt die empfohlene Lösung aus der Analyse, er ist keine fertige Software.