Beispiel-Lösung · Steuerberatung / Buchhaltung
Belegportal & automatische Nachforderung
Klickbare Demo der empfohlenen Option „Automatisierung des Beleg-Upload-Prozesses mit kundenspezifischer Einrichtung“ aus dem Lösungskonzept. Joe zeigt damit im Erstgespräch, wie sich die Lösung für Mandanten und Kanzlei anfühlt: 1.
Fiktiver Beispielkunde „Steuerkanzlei Muster & Partner“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Das Problem
Die Steuerkanzlei hat Schwierigkeiten mit der unstrukturierten und verspäteten Übermittlung von Belegen durch die Mandanten, was zu einem hohen Arbeitsaufwand führt.
Die Empfehlung
Automatisierung des Beleg-Upload-Prozesses mit kundenspezifischer Einrichtung
Angebotsentwurf: Lösungspaket Prozess, € 5.300,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Mandant (Demo-Auswahlfeld) und Zeitraum (September, Oktober, November 2026) wählen.
- Fortschritt und Status je Zeitraum („Vollständig“, „In Arbeit“, „Überfällig“) sowie die letzte Nachricht der Kanzlei sehen.
- Je Kategorie Dateien per Drag & Drop oder Dateiauswahl ablegen; nur erlaubte Formate und max. 20 MB werden angenommen, abgelehnte Dateien werden erklärt. „Beispielbeleg einfügen (Demo)“ legt eine erfundene Datei ab, ohne den Dateidialog zu brauchen.
- „Keine Belege in diesem Monat“ (Fehlanzeige) melden und zurücknehmen; Dateien entfernen.
- Rückfragen der Kanzlei (z. B. „Unleserlich – bitte neu scannen“) direkt an der Kategorie sehen.
- Kennzahlen und Tabelle aller Mandanten je Zeitraum: Status, fehlende Kategorien, eingereicht/ungeprüft, letzte Nachforderung, nächster Schritt.
- Detailansicht je Mandant: Belege als geprüft markieren, mit Grund erneut anfordern, Nachforderung manuell erzeugen.
- Liste „Hinweise an die Sachbearbeitung“ mit Erledigen-Knopf (entsteht automatisch in der letzten Eskalationsstufe).
- Anzeige der aktiven Regeln; Nachforderungslauf per Knopf auslösen; Demo-Datum um +1/+7 Tage vorspulen und zurücksetzen.
- Ergebnis des Laufs und Postausgang mit allen erzeugten Nachrichten (Vorschau mit Betreff und Text, klar als nicht versendet markiert).
- Keine Doppelversendung: je Mandant, Zeitraum und Stufe höchstens eine Nachricht; vollständige Mandanten werden übersprungen.
- Belegkategorien anlegen, umbenennen, als Pflicht/optional setzen, entfernen; Hinweistexte für Mandanten.
- Erlaubte Dateiformate; Abgabefrist (Tag des Folgemonats); Uhrzeit des automatischen Laufs.
- Drei Eskalationsstufen mit Tagesabstand zur Frist, Betreff, Einleitungssatz und Schalter „Sachbearbeitung informieren“.
- Nachrichtenvorlage mit Platzhaltern und Live-Vorschau.
- Liste der Bestandteile, die im Prototyp bewusst nicht umgesetzt sind.
- Chronik aller Uploads, Fehlanzeigen, Prüfungen, Rückfragen, Nachforderungen und Einrichtungsänderungen, filterbar nach Mandant.
Was er bewusst nicht kann
- Kein echter Versand: E-Mails werden nur als Vorschau im Postausgang erzeugt. Kein Mailserver, keine Anbindung.
- Keine Speicherung: Hochgeladene Dateien werden nicht gelesen, nicht übertragen und nicht gespeichert – der Prototyp merkt sich nur Dateinamen im Arbeitsspeicher. Neuladen setzt alles zurück.
- Kein Login, keine Rechte: Der Mandant wird per Auswahlfeld „gewählt“. Keine Benutzerverwaltung, keine Verschlüsselung, keine DSGVO-konforme Ablage.
- Keine Anbindung an Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, BMD, Lexoffice): Mandantenstamm und Belege sind Demo-Daten; keine Übergabe in die Buchhaltung.
- Kein automatischer Zeitplan: Der tägliche Lauf wird im Prototyp per Knopf simuliert; das Demo-Datum ist eine simulierte Systemzeit.
- Keine Einweisung/Schulung, keine Testphase im Echtbetrieb: Beides sind Leistungen aus dem Lösungspaket, keine Software-Bestandteile – im Prototyp sichtbar als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert.
- Keine Lizenz eines Upload-Tools: Laut Angebot nicht im Paketpreis enthalten; welches Tool bzw. ob Eigenbau, ist offen.
- Keine Mehrsprachigkeit, kein Druck/Export, keine Mobile-App (die Oberfläche passt sich aber an schmale Bildschirme an).
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Rückfragen klären (siehe BAUBERICHT): Belegformate, vorhandene Kanzlei-/Buchhaltungssoftware, Cloud oder lokal, Mandantenanzahl, gewünschte Fristen und Tonalität der Nachrichten.
- Werkzeugentscheidung: bestehendes Upload-Tool (Lizenz separat, laut Angebot) kundenspezifisch einrichten oder schlanke Eigenentwicklung – je nach Antworten aus Schritt 1.
- Einrichtung mit den echten Kategorien, Fristen, Eskalationsstufen und Nachrichtentexten der Kanzlei; Mandantenstamm aus dem Kanzleisystem übernehmen.
- E-Mail-Versand und Zeitplan anbinden (Kanzlei-Postfach, täglicher Lauf), inklusive Protokollierung und Abmeldemöglichkeit für Mandanten.
- Sichere Ablage und Zugang: Mandanten-Login, verschlüsselte Speicherung, Aufbewahrung, Datenschutzprüfung mit der Kanzlei.
- Testphase mit wenigen Pilot-Mandanten, Feinjustierung der Texte und Fristen.
- Einweisung der Mitarbeiter und Übergabe; optional Betreuungspaket für Schulung und Support nach Projektabschluss (laut Angebotshinweis).