Beispiel-Lösung · Autowerkstatt
Terminbuchung & Erinnerungen
Die Werkstatt hat ein hohes Telefonaufkommen durch Terminbuchungen und Erinnerungen. Der Prototyp macht erlebbar, wie die empfohlene Lösung aussieht und sich anfühlt: - Kunden buchen Termine online, ohne anzurufen.
Fiktiver Beispielkunde „Autowerkstatt Muster“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Das Problem
Die Autowerkstatt hat ein hohes Telefonaufkommen, was die Bedienung der Kunden erschwert. Es wird eine Lösung gesucht, um Terminbuchungen und Erinnerungen zu automatisieren.
Die Empfehlung
Automatisierung mit eigenem kleinen Tool und Kalenderintegration
Angebotsentwurf: Lösungspaket Prozess – Automatisierung Buchung und Erinnerungen, € 5.560,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Leistung wählen (sechs Beispiel-Leistungen mit Dauer), Tag und freie Uhrzeit wählen.
- Freie Zeiten werden aus Öffnungszeiten, Pause, Leistungsdauer, Taktung, Vorlaufzeit und bereits belegten Plätzen berechnet – ausgebuchte Tage und Zeiten erscheinen nicht.
- Kontaktformular mit Prüfung (Name, Einwilligung, Mobilnummer oder E-Mail). „Demo-Daten einfüllen" füllt erfundene Werte ein, damit es im Gespräch schnell geht. Kontaktdaten werden im Prototyp weder gespeichert noch angezeigt – es zählt nur, ob ein Kanal (E-Mail, Mobilnummer) hinterlegt ist.
- Bestätigungsseite: was jetzt automatisch passiert (Kalendereintrag, Bestätigung, geplante Erinnerungen) plus Vorschau der Bestätigungsnachricht.
- Wochenansicht mit allen Terminen, Status-Farben (gebucht / bestätigt / erledigt / abgesagt), Pause und aktueller Demo-Zeit; Wochenwechsel; Liste der heutigen Termine; Kennzahlen.
- Termin anklicken: Details, Quelle (online oder Annahme), Nachrichtenverlauf, Aktionen (bestätigen, Erinnerung jetzt senden, erledigt, absagen).
- „Termin eintragen (Annahme)": telefonische Buchungen eintragen – Bestätigung und Erinnerungen laufen danach genauso automatisch.
- Kasten „Anbindung bestehender Kalender": zeigt simuliert, wie Einträge im vorhandenen Kalender aussehen würden, und welches Zielsystem noch zu klären ist.
- Demo-Zeit vorspulen (+1 Std., +4 Std., +1 Tag, „Nächste Aktion ausführen") und zusehen, welche Erinnerungen das System auslöst.
- Geplante Aktionen (wann, welcher Kanal, an wen), Nachrichten-Ausgang mit allen simulierten E-Mails und SMS (inkl. Zeichenzahl pro SMS), Protokoll.
- Kundenantwort simulieren: „Bestätigen" oder „Absagen" direkt an der Erinnerung – Kalenderstatus ändert sich, bei Absage wird der Platz frei und eine Absagebestätigung verschickt.
- Öffnungszeiten, Pause, Taktung, gleichzeitige Plätze, Vorlaufzeit, Öffnungstage, Zielkalender.
- Kanäle E-Mail/SMS ein- und ausschalten (mit Ausweichlogik, wenn ein Kanal fehlt).
- Erinnerungsregeln hinzufügen, ändern, entfernen (Stunden vorher, Kanal, aktiv); Ruhezeit, in der keine Nachrichten rausgehen.
- Nachrichtenvorlagen für E-Mail und SMS mit Platzhaltern und Live-Vorschau.
- Änderungen wirken sofort auf Buchung, Kalender und Automatik.
- Nur als Platzhalter dargestellt und sichtbar markiert: „Im Prototyp nicht umgesetzt".
Was er bewusst nicht kann
- Keine Anbindung an einen echten Kalender (Outlook, Google, lokale Software) – der Abgleich ist simuliert.
- Kein echter Versand: E-Mails und SMS landen nur im simulierten Nachrichten-Ausgang.
- Keine Speicherung: Buchungen und Einstellungen gehen beim Neuladen verloren. Kein Login, keine Benutzer, keine Mandanten.
- Keine echten Bestätigungs-/Absage-Links – die Kundenantwort wird per Schaltfläche simuliert.
- Keine Kontaktdaten: Der Prototyp enthält und zeigt keine E-Mail-Adressen oder Telefonnummern, auch keine erfundenen. Nachrichten gehen „an die hinterlegte Adresse/Mobilnummer" des erfundenen Kunden.
- Keine Werkstatt-Software-Funktionen (Rechnungen, Teile, Fahrzeughistorie), keine Online-Zahlung, keine Verschiebung von Terminen per Drag-and-drop, keine Feiertagslogik.
- Leistungen und Dauern sind fest hinterlegt (im Prototyp nicht editierbar).
- Betreuung Basis (Position 2) ist eine Dienstleistung und wird nur als Attrappe gezeigt.
- Nicht für Smartphones optimiert; die Darstellung ist auf einen Laptop-/Beamer-Bildschirm ausgelegt (schmale Bildschirme funktionieren, der Kalender scrollt dann seitlich).
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Rückfragen klären: Welche Kalenderlösung ist im Einsatz (Outlook/Microsoft 365, Google Kalender, lokale Software)? Weblösung oder App bevorzugt? Erinnerungen per E-Mail, SMS oder beides?
- Leistungen, Dauern, Plätze (Hebebühnen/Mitarbeiter), Öffnungszeiten und Erinnerungsregeln mit der Annahme festlegen; Nachrichtentexte abstimmen.
- Kalenderanbindung umsetzen (Schnittstelle oder Add-on je nach Kalender) und Buchungsseite einbinden (eigene Seite oder Link auf der Website).
- Versand anbinden: E-Mail-Versand und SMS-Anbieter wählen (SMS-Kosten laut Angebot nicht enthalten); Bestätigungs-/Absage-Links technisch umsetzen; Datenschutz und Einwilligungstext festlegen.
- Testlauf mit echten Terminen der Annahme, Schulung der Annahme, Inbetriebnahme.
- Ein Monat Betreuung Basis: Monitoring, kleine Anpassungen, Fragen (Angebotsposition 2).