Beispiel-Lösung · Handwerk & Bau (Zimmerei)
Angebots-Assistent
Der Prototyp zeigt, wie sich die empfohlene Lösung anfühlt: Eine Baustellennotiz wird diktiert, die Automatik erkennt daraus Positionen und Mengen, gleicht sie mit der Excel-Preisliste ab und erzeugt einen Angebotsentwurf, den die Zimmerei prüft und freigibt. Automatisiert wird genau der heute zeitintensive Arbeitsschritt: das Übertragen der Notizen in ein Angebot.
Fiktiver Beispielkunde „Muster Zimmerei GmbH“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Die Zimmerei möchte den Prozess der Angebotserstellung automatisieren, um Zeit zu sparen und die Wartezeit für Kunden zu reduzieren. Der aktuelle manuelle Aufwand für die Übertragung von Notizen in Angebote ist zeitintensiv.
Lösungspaket Quick Win – Automatisierung eines Arbeitsschritts
Angebotsentwurf: Lösungspaket Quick Win – Automatisierung eines Arbeitsschritts, € 2.600,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Diktat simulieren: Drei vorbereitete Baustellennotizen (Carport, Dachsanierung, Holzterrasse) werden wie eine Spracherkennung „live“ in das Textfeld geschrieben. Eigene Notizen können eingetippt werden; der erkannte Text ist immer bearbeitbar.
- Positionen automatisch erkennen: Der Text wird in Abschnitte zerlegt, Stichworte werden der Demo-Preisliste zugeordnet, Mengen und Einheiten erkannt (Ziffern und deutsche Zahlwörter wie „fünfundvierzig Laufmeter“, „vier Pfosten“, „einen Tag“).
- Prüfhinweise: Fehlende Mengen, abweichende Einheiten und zusammengefasste Textstellen werden markiert („bitte prüfen“). Textstellen ohne passende Position werden als Bemerkung ins Angebot übernommen oder lassen sich manuell zuordnen.
- Bearbeiten: Mengen ändern, Position wechseln, Position entfernen oder aus der Preisliste ergänzen.
- Angebot erzeugen: Dokument mit Firmenkopf, Angebotsnummer, Datum, Gültigkeit, Positionen, Netto, USt. und Brutto, Bemerkungen; Status „Entwurf“ → „Geprüft · freigegeben“ nach Prüfhaken.
- Ausgabe: Drucken bzw. als PDF speichern (Druckansicht zeigt nur das Dokument), Angebotstext in die Zwischenablage kopieren.
- Oberfläche auf Deutsch, auch auf Smartphone/Tablet nutzbar.
Was er bewusst nicht kann
- Keine echte Spracherkennung: Es wird kein Mikrofon benutzt, die Erkennung ist simuliert.
- Keine echte Excel-Anbindung: Die Preisliste ist fest in der Datei hinterlegt. „Excel-Datei laden“ ist eine Attrappe („Im Prototyp nicht umgesetzt“).
- Kein Versand und kein Export: „Per E-Mail senden“ und „In Angebotssoftware übernehmen“ sind Attrappen („Im Prototyp nicht umgesetzt“).
- Kein Speichern: Nach dem Neuladen der Seite sind Eingaben weg.
- Die Erkennung ist regelbasiert (Stichworte, Mengen, Einheiten) und auf die Demo-Preisliste abgestimmt. Sie zeigt das Prinzip, nicht die Trefferquote einer echten Lösung.
- USt. ist fest mit 20 % hinterlegt; Zahlungsbedingungen und Angebotstexte sind Platzhalter.
- Keine Benutzerverwaltung, keine Kundendaten, keine Anbindung an andere Systeme.
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Excel-Preisliste analysieren: Aufbau der echten Liste (Spalten, Einheiten, Varianten, mehrere Tabellenblätter) klären und eine Stichwort-/Synonymliste je Position anlegen.
- Spracherkennung einrichten: Diktierfunktion bzw. App auf dem Smartphone des Kunden festlegen (eventuelle Lizenzkosten sind laut Angebot nicht enthalten) und den Übergabeweg des Textes definieren (z. B. Ordner, E-Mail-Postfach oder Formular).
- Angebotsprozess umsetzen: Zuordnung Text → Positionen gegen die echte Excel-Liste bauen, Ausgabe in die bestehende Angebotsvorlage/-software der Zimmerei; Prüfschritt vor dem Versand beibehalten.
- Testen mit echten Notizen: Mehrere reale Baustellennotizen durchlaufen lassen, Trefferquote prüfen, Stichworte nachschärfen.
- Kurze Einweisung: Ablauf auf der Baustelle und im Büro einüben, Regeln fürs Diktieren (Position – Menge – Einheit) festhalten.