Anleitung · Beispiel-Lösung

Prototyp: Zentrale Schadensmeldung – Hausverwaltung Musterbach

Vorab-Prototyp von Joe AI Solutions für das Erstgespräch. Er zeigt die empfohlene Option „Lösungspaket Prozess: Automatisierung der Schadensmeldung“ als klickbaren Ablauf – mit erfundenen Daten, ohne Anbindung an echte Systeme.

Zweck

Die Hausverwaltung erhält Schadensmeldungen heute über verschiedene Kanäle; Meldungen gehen verloren oder bleiben liegen. Der Prototyp macht erlebbar, wie die vorgeschlagene Lösung aussieht und sich anfühlt: eine zentrale Meldestrecke, automatische Zuordnung zu Objekt und Handwerksbetrieb, Weiterleitung des Auftrags und automatische Status-Updates an die Mieter. Er dient als Gesprächsgrundlage, nicht als Produkt.

So öffnen

1. Datei index.html per Doppelklick im Browser öffnen (Chrome, Edge, Firefox oder Safari).
2. Es ist keine Installation, kein Server und keine Internetverbindung nötig – alles liegt in dieser einen Datei (HTML, CSS und JavaScript inline, keine externen Quellen).
3. Oben über die Reiter zwischen den Rollen wechseln: Mieter, Verwaltung, Handwerker, dazu Stammdaten & Regeln und Angebotsumfang.
4. „Demo zurücksetzen“ (oben rechts) stellt die Ausgangsdaten wieder her; ein Neuladen der Seite tut dasselbe.

Empfohlener Demo-Ablauf (ca. 5 Minuten):

1. *Mieter: Schaden melden* → „Beispiel ausfüllen“ → „Meldung absenden“ → Bestätigung mit Zuordnungsprotokoll und Benachrichtigung ansehen.
2. *Verwaltung* → die Meldung mit Status „Prüfung durch Verwaltung“ anklicken (Schadensart „Sonstiges“) → Betrieb wählen → „Beauftragen & weiterleiten“ → Auftrags-E-Mail (Vorschau) zeigen.
3. *Handwerker: Aufträge* → Betrieb wählen → „Termin bestätigen“ → „Erledigt melden“.
4. *Mieter: Status verfolgen* → dieselbe Meldungsnummer → Fortschrittsanzeige, Verlauf und die automatisch erzeugten Status-Updates zeigen.
5. *Angebotsumfang* → zeigt, welcher Bestandteil des Angebots wo im Prototyp zu sehen ist.

Was es kann

• Zentrale Erfassung (Web-App): Formular mit Objekt, Wohnung/Bereich, Schadensart, Raum, Beschreibung, Dringlichkeit, Mietpartei und gewünschtem Benachrichtigungskanal. Anrufe oder E-Mails erfasst die Verwaltung über dasselbe Formular (Feld „Eingang über“), damit alle Meldungen an einem Ort landen.
• Foto-Upload: Fotos vom Gerät auswählen (Vorschau im Browser) oder Demo-Fotos einfügen.
• Automatische Zuordnung: Objekt → Region und Betreuungsteam; Schadensart → Gewerk; passender Partnerbetrieb nach Region, Notdienst und Rang. Jede Entscheidung ist als Zuordnungsprotokoll nachlesbar. Ohne eindeutigen Treffer („Sonstiges“, kein Notdienst in der Region) geht die Meldung zur Prüfung an die Verwaltung.
• Dringlichkeit: Vorschlag anhand von Schlüsselwörtern in der Beschreibung (z. B. „Rohrbruch“ → Notfall), jederzeit änderbar. Prioritäten P1–P3 mit Reaktionszielen.
• Weiterleitung an den Betrieb: Auftrags-E-Mail wird erzeugt und als Vorschau angezeigt.
• Statusmanagement (Verwaltung): Übersicht mit Kennzahlen, Filtern und Suche; Beauftragen, Betrieb ändern, Termin eintragen, als erledigt markieren, Nacharbeit anfordern, abschließen.
• Handwerker-Ansicht: offene Aufträge je Betrieb, Termin bestätigen, Erledigung melden.
• Status-Updates für Mieter: jede Statusänderung erzeugt automatisch eine Nachricht (E-Mail oder SMS, je nach Wahl). Mieter sehen Fortschrittsanzeige, Verlauf und alle Nachrichten.
• Stammdaten & Regeln: Objekte, Partnerbetriebe, Zuordnungsregeln und Prioritäten zum Durchsprechen.

Was es nicht kann

• Es wird nichts versendet: E-Mails, SMS und Aufträge sind nur Vorschauen („Simulation – nicht versendet“).
• Keine Speicherung: Alle Daten liegen nur im Browser-Arbeitsspeicher; Neuladen setzt die Demo zurück.
• Keine Anbindung an Hausverwaltungssoftware, Objektdaten, Buchhaltung oder E-Mail-Systeme. Die Schaltflächen „Objektdaten importieren“ und „Betriebe bearbeiten“ sind Attrappen und als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ gekennzeichnet.
• Keine Benutzerkonten, keine Rechte, kein Login – die Rollen werden über Reiter gewechselt.
• Keine Mehrsprachigkeit, keine Barrierefreiheits-Zertifizierung, keine Datenschutz-Dokumentation.
• Einrichtung, Test und Schulung (Teil des Angebots) sind Dienstleistungen und im Prototyp nicht enthalten.

Demo-Daten

Alle Daten im Prototyp sind erfunden. Das gilt für die sechs Objekte (Adressen in Bregenz, Hard, Dornbirn, Lustenau, Feldkirch), die acht Partnerbetriebe, die Zuordnungsregeln, die acht vorhandenen Schadensmeldungen mit ihren Texten, Zeiten und Rückmeldungen sowie die Bezeichnungen der Mietparteien („Mietpartei Top 7“). Es gibt keine echten Personen, Firmen, Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen. Ähnlichkeiten mit real existierenden Betrieben oder Objekten wären zufällig. Zeitangaben werden beim Öffnen relativ zum aktuellen Datum erzeugt.

Nächste Schritte zur echten Umsetzung

1. Rückfragen klären (siehe Reiter „Angebotsumfang“): Welche Felder soll eine Meldung enthalten? Gibt es ein bestehendes System für Objekt- und Handwerkerdaten? Welche Kanäle (E-Mail, SMS, Portal) sollen die Status-Updates nutzen?
2. Prozess bestätigen: Statusstufen, Prioritäten und Reaktionsziele mit der Verwaltung abstimmen; Regeln für Notfälle (Notdienst-Partner) und für „Sonstiges“ festlegen.
3. Datenübernahme: bestehende Objekt- und Handwerkerdaten exportieren und das Datenmodell daran ausrichten; Zuordnungsregeln pro Gewerk und Region eintragen.
4. Technik festlegen: Hosting und Datenhaltung (Server, Datenbank, Backups), echter Versand von E-Mail/SMS, Zugang für Mieter per Link/QR-Code und für Betriebe per Auftragslink, Datenschutz (Speicherdauer, Auskunft, Löschung).
5. Umsetzung, Test und Schulung: Web-App aufbauen, mit echten Fällen aus dem Alltag testen, Team der Hausverwaltung schulen, Aushänge/QR-Codes für die Objekte bereitstellen.
6. Pilotphase: mit einem oder zwei Objekten starten, Erfahrungen sammeln, dann ausrollen.

Fiktiver Beispielkunde „Hausverwaltung Musterbach“, alle Daten erfunden. Der Prototyp zeigt die empfohlene Lösung aus der Analyse, er ist keine fertige Software.