Beispiel-Lösung · Hausverwaltung
Zentrale Schadensmeldung
Die Hausverwaltung erhält Schadensmeldungen heute über verschiedene Kanäle; Meldungen gehen verloren oder bleiben liegen. Der Prototyp macht erlebbar, wie die vorgeschlagene Lösung aussieht und sich anfühlt: eine zentrale Meldestrecke, automatische Zuordnung zu Objekt und Handwerksbetrieb, Weiterleitung des Auftrags und automatische Status-Updates an die Mieter.
Fiktiver Beispielkunde „Hausverwaltung Musterbach“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Die Hausverwaltung erhält Schadensmeldungen über verschiedene Kanäle, was zu Verzögerungen und Verlusten bei der Bearbeitung führt. Es wird eine automatisierte Lösung benötigt, um Meldungen effizient zu erfassen und zu verwalten.
Lösungspaket Prozess: Automatisierung der Schadensmeldung
Angebotsentwurf: Lösungspaket Prozess: Automatisierung Schadensmeldung, € 5.300,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Zentrale Erfassung (Web-App): Formular mit Objekt, Wohnung/Bereich, Schadensart, Raum, Beschreibung, Dringlichkeit, Mietpartei und gewünschtem Benachrichtigungskanal. Anrufe oder E-Mails erfasst die Verwaltung über dasselbe Formular (Feld „Eingang über“), damit alle Meldungen an einem Ort landen.
- Foto-Upload: Fotos vom Gerät auswählen (Vorschau im Browser) oder Demo-Fotos einfügen.
- Automatische Zuordnung: Objekt → Region und Betreuungsteam; Schadensart → Gewerk; passender Partnerbetrieb nach Region, Notdienst und Rang. Jede Entscheidung ist als Zuordnungsprotokoll nachlesbar. Ohne eindeutigen Treffer („Sonstiges“, kein Notdienst in der Region) geht die Meldung zur Prüfung an die Verwaltung.
- Dringlichkeit: Vorschlag anhand von Schlüsselwörtern in der Beschreibung (z. B. „Rohrbruch“ → Notfall), jederzeit änderbar. Prioritäten P1–P3 mit Reaktionszielen.
- Weiterleitung an den Betrieb: Auftrags-E-Mail wird erzeugt und als Vorschau angezeigt.
- Statusmanagement (Verwaltung): Übersicht mit Kennzahlen, Filtern und Suche; Beauftragen, Betrieb ändern, Termin eintragen, als erledigt markieren, Nacharbeit anfordern, abschließen.
- Handwerker-Ansicht: offene Aufträge je Betrieb, Termin bestätigen, Erledigung melden.
- Status-Updates für Mieter: jede Statusänderung erzeugt automatisch eine Nachricht (E-Mail oder SMS, je nach Wahl). Mieter sehen Fortschrittsanzeige, Verlauf und alle Nachrichten.
- Stammdaten & Regeln: Objekte, Partnerbetriebe, Zuordnungsregeln und Prioritäten zum Durchsprechen.
Was er bewusst nicht kann
- Es wird nichts versendet: E-Mails, SMS und Aufträge sind nur Vorschauen („Simulation – nicht versendet“).
- Keine Speicherung: Alle Daten liegen nur im Browser-Arbeitsspeicher; Neuladen setzt die Demo zurück.
- Keine Anbindung an Hausverwaltungssoftware, Objektdaten, Buchhaltung oder E-Mail-Systeme. Die Schaltflächen „Objektdaten importieren“ und „Betriebe bearbeiten“ sind Attrappen und als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ gekennzeichnet.
- Keine Benutzerkonten, keine Rechte, kein Login – die Rollen werden über Reiter gewechselt.
- Keine Mehrsprachigkeit, keine Barrierefreiheits-Zertifizierung, keine Datenschutz-Dokumentation.
- Einrichtung, Test und Schulung (Teil des Angebots) sind Dienstleistungen und im Prototyp nicht enthalten.
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Rückfragen klären (siehe Reiter „Angebotsumfang“): Welche Felder soll eine Meldung enthalten? Gibt es ein bestehendes System für Objekt- und Handwerkerdaten? Welche Kanäle (E-Mail, SMS, Portal) sollen die Status-Updates nutzen?
- Prozess bestätigen: Statusstufen, Prioritäten und Reaktionsziele mit der Verwaltung abstimmen; Regeln für Notfälle (Notdienst-Partner) und für „Sonstiges“ festlegen.
- Datenübernahme: bestehende Objekt- und Handwerkerdaten exportieren und das Datenmodell daran ausrichten; Zuordnungsregeln pro Gewerk und Region eintragen.
- Technik festlegen: Hosting und Datenhaltung (Server, Datenbank, Backups), echter Versand von E-Mail/SMS, Zugang für Mieter per Link/QR-Code und für Betriebe per Auftragslink, Datenschutz (Speicherdauer, Auskunft, Löschung).
- Umsetzung, Test und Schulung: Web-App aufbauen, mit echten Fällen aus dem Alltag testen, Team der Hausverwaltung schulen, Aushänge/QR-Codes für die Objekte bereitstellen.
- Pilotphase: mit einem oder zwei Objekten starten, Erfahrungen sammeln, dann ausrollen.