Anleitung · Beispiel-Lösung

Prototyp „Physiotherapie Muster“ – Terminerinnerungen, Nachbesetzung, digitale Anmeldung

Zweck

Klickbarer Vorab-Prototyp für das Erstgespräch mit der Praxis. Er zeigt, wie die empfohlene Option „Automatisierungslösung mit Integration eigener Tools“ (Lösungspaket Prozess, Angebotsposition 1) aussieht und sich anfühlt: automatische Terminerinnerungen per SMS/E-Mail mit Bestätigungsoption, automatische Nachbesetzung abgesagter Termine aus der Warteliste und eine digitale Patientenanmeldung fürs Smartphone statt Papierformular. Es ist eine Demo mit erfundenen Daten – kein Produkt und nicht an echte Systeme angebunden.

So öffnen

1. index.html per Doppelklick im Browser öffnen (Chrome, Edge, Firefox oder Safari in aktueller Version).
2. Keine Installation, kein Internet nötig – die Datei enthält alles (CSS und JavaScript inline).
3. Für die Vorführung: Vollbild (F11), oben links ist die Anleitung „So führen Sie die Demo vor (5 Klicks)“ ausgeklappt.
4. „Demo zurücksetzen“ (oben rechts) stellt jederzeit den Ausgangszustand wieder her. Ein Neuladen der Seite tut dasselbe.

Aufbau: links der Arbeitsplatz der Rezeption (Desktop), rechts ein simuliertes Patienten-Smartphone. Über „Smartphone von …“ lässt sich wählen, wessen Handy gerade angezeigt wird; der Prototyp wechselt nach automatischen Nachrichten selbst dorthin.

Was es kann

• Erinnerungslauf: Knopf „Erinnerungslauf jetzt ausführen“ simuliert den täglichen Automatiklauf (08:00 Uhr). Alle Termine des Folgetags (einstellbar: zwei Tage vorher) erhalten eine Erinnerung – per SMS oder E-Mail, je nach Wunsch des Patienten. Die Nachricht erscheint im Smartphone.
• Bestätigen / Absagen: Patient tippt in der Nachricht auf „Termin bestätigen“ oder „Absagen“; der Terminstatus in der Rezeptionsliste und die Kennzahlen aktualisieren sich sofort.
• Keine Rückmeldung: Ein Demo-Termin zeigt den Fall ohne Antwort – die Rezeption wird informiert und kann „Telefonisch bestätigt/abgesagt“ eintragen.
• Nachbesetzung: Bei einer Absage sucht das System passende Wartelisten-Einträge (Wochentag + Vormittag/Nachmittag) und sendet ein Terminangebot an bis zu 1–3 Personen gleichzeitig (einstellbar). Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin; die anderen erhalten automatisch eine Absage und bleiben auf der Warteliste. Ohne Treffer wird die Rezeption informiert („Warteliste erneut prüfen“ möglich).
• Digitale Anmeldung: Im Smartphone-Tab „Anmeldung“ füllt der Patient das Formular aus (Pflichtfelder, Erinnerungskanal, Wunschzeiten, Datenschutz-Einwilligung; „Demo-Daten einfügen“ füllt es für die Vorführung). Die Anmeldung erscheint bei der Rezeption unter „Anmeldungen“ und wird mit einem Klick übernommen: Patientenakte (Demo) + Warteliste + Benachrichtigung an den Patienten.
• Einstellungen & Vorlagen: Vorlauf, Anzahl gleichzeitiger Terminangebote, Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern und Live-Vorschau.
• Automatik-Protokoll: Jeder automatische Schritt wird mit simulierter Uhrzeit protokolliert.
• Attrappen (sichtbar als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert): Anbindung Praxiskalender / Praxisverwaltungssystem, SMS- und E-Mail-Versand über Anbieter, Übergabe ins Praxisverwaltungssystem, Einweisung der Rezeption, Test und Dokumentation.

Was es nicht kann

• Es versendet nichts: keine echten SMS, keine E-Mails – Nachrichten werden nur im simulierten Smartphone angezeigt.
• Keine Anbindung an Kalender, Praxisverwaltungssystem, Telefonanlage oder Versanddienste.
• Keine Speicherung: Alle Änderungen gehen beim Neuladen verloren (gewollt – es ist eine Demo).
• Kein Login, keine Benutzerrollen, keine Mehrbenutzerfähigkeit, kein echter QR-Code/Link für Patienten.
• Keine echte Zeitsteuerung: Der Automatiklauf wird per Knopf ausgelöst, die Uhrzeit ist simuliert (Mo, 02.11.2026).
• Keine Datenschutz-Funktionen im technischen Sinn (Aufbewahrungsfristen, Löschung, Auftragsverarbeitung) – nur die Einwilligung im Formular ist dargestellt.
• Einweisung, Test und Dokumentation sind Leistungen der Umsetzung und im Prototyp nur als Attrappe sichtbar.

Demo-Daten

Alle Daten im Prototyp sind frei erfunden. Das gilt für sämtliche Personennamen (Patientinnen, Patienten, Wartelisten- und Anmeldungs-Beispiele), Geburtsdaten, Kontaktangaben (bewusst ohne Nummern oder Adressen, nur der Platzhaltertext „Mobilnummer hinterlegt (Demo)“), Behandlungen, Therapeutenbezeichnungen („Therapeut:in A/B“), Termine (Woche ab Montag, 02.11.2026), Nachrichten und Protokolleinträge. Übereinstimmungen mit realen Personen wären zufällig. Es wurden keine Daten aus dem Kundendossier übernommen; nur der Firmenname „Physiotherapie Muster“ stammt aus dem Angebotsentwurf.

Nächste Schritte zur echten Umsetzung

1. Praxisverwaltungssystem/Kalender klären: Welches System ist im Einsatz, gibt es eine Schnittstelle oder einen Export, wohin werden Bestätigungen und Absagen zurückgeschrieben?
2. Kommunikationskanäle festlegen (SMS, E-Mail, beides) und einen DSGVO-konformen Versanddienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag auswählen; Absender und Antwort-Links definieren.
3. Datenschutz abstimmen: Einwilligungstext, Datenschutzinformation, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Speicherort der Anmeldedaten, Protokollierung.
4. Regeln verabschieden: Vorlauf der Erinnerung, Versandzeit, Nachfassen bei fehlender Rückmeldung, Kriterien und Anzahl bei der Nachbesetzung, Nachrichtenvorlagen im Praxiston.
5. Digitale Anmeldung finalisieren: Pflichtfelder, Versicherungsarten, Verordnung, Zugang über QR-Code am Empfang und Link auf der Website; Übergabe in die Patientenakte.
6. Einrichtung der Automatisierung, Testlauf mit Testterminen und wenigen echten Patienten, dann Einweisung der Rezeption und Übergabe der Dokumentation (Bestandteile des Lösungspakets Prozess).
7. Optional: Betreuungspaket für Anpassungen und Monitoring (laut Angebotshinweis bei Bedarf).

Fiktiver Beispielkunde „Physiotherapie Muster“, alle Daten erfunden. Der Prototyp zeigt die empfohlene Lösung aus der Analyse, er ist keine fertige Software.