Beispiel-Lösung · Physiotherapie
Terminerinnerungen, Nachbesetzung, digitale Anmeldung
Klickbarer Vorab-Prototyp für das Erstgespräch mit der Praxis. Er zeigt, wie die empfohlene Option „Automatisierungslösung mit Integration eigener Tools“ (Lösungspaket Prozess, Angebotsposition 1) aussieht und sich anfühlt: automatische Terminerinnerungen per SMS/E-Mail mit Bestätigungsoption, automatische Nachbesetzung abgesagter Termine aus der Warteliste und eine digitale Patientenanmeldung fürs Smartphone statt Papierformular.
Fiktiver Beispielkunde „Physiotherapie Muster“ mit erfundenen Daten. Der Prototyp entstand automatisch aus Anfrage, Analyse und Angebotsentwurf – so wie es bei einer echten Anfrage auch läuft.
Die Physiotherapie-Praxis hat Schwierigkeiten mit vergessenen Terminen und einer ineffizienten papierbasierten Anmeldung. Es besteht der Wunsch nach automatischen Terminerinnerungen und einer digitalen Anmeldung.
Automatisierungslösung mit Integration eigener Tools
Angebotsentwurf: Lösungspaket Prozess – Automatisierung Termine & Anmeldung, € 5.300,00 netto
So sieht es aus
Anleitung als Video
Das Anleitungsvideo erscheint hier, sobald es auf YouTube veröffentlicht ist.
Was der Prototyp kann
- Erinnerungslauf: Knopf „Erinnerungslauf jetzt ausführen“ simuliert den täglichen Automatiklauf (08:00 Uhr). Alle Termine des Folgetags (einstellbar: zwei Tage vorher) erhalten eine Erinnerung – per SMS oder E-Mail, je nach Wunsch des Patienten. Die Nachricht erscheint im Smartphone.
- Bestätigen / Absagen: Patient tippt in der Nachricht auf „Termin bestätigen“ oder „Absagen“; der Terminstatus in der Rezeptionsliste und die Kennzahlen aktualisieren sich sofort.
- Keine Rückmeldung: Ein Demo-Termin zeigt den Fall ohne Antwort – die Rezeption wird informiert und kann „Telefonisch bestätigt/abgesagt“ eintragen.
- Nachbesetzung: Bei einer Absage sucht das System passende Wartelisten-Einträge (Wochentag + Vormittag/Nachmittag) und sendet ein Terminangebot an bis zu 1–3 Personen gleichzeitig (einstellbar). Wer zuerst zusagt, bekommt den Termin; die anderen erhalten automatisch eine Absage und bleiben auf der Warteliste. Ohne Treffer wird die Rezeption informiert („Warteliste erneut prüfen“ möglich).
- Digitale Anmeldung: Im Smartphone-Tab „Anmeldung“ füllt der Patient das Formular aus (Pflichtfelder, Erinnerungskanal, Wunschzeiten, Datenschutz-Einwilligung; „Demo-Daten einfügen“ füllt es für die Vorführung). Die Anmeldung erscheint bei der Rezeption unter „Anmeldungen“ und wird mit einem Klick übernommen: Patientenakte (Demo) + Warteliste + Benachrichtigung an den Patienten.
- Einstellungen & Vorlagen: Vorlauf, Anzahl gleichzeitiger Terminangebote, Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern und Live-Vorschau.
- Automatik-Protokoll: Jeder automatische Schritt wird mit simulierter Uhrzeit protokolliert.
- Attrappen (sichtbar als „Im Prototyp nicht umgesetzt“ markiert): Anbindung Praxiskalender / Praxisverwaltungssystem, SMS- und E-Mail-Versand über Anbieter, Übergabe ins Praxisverwaltungssystem, Einweisung der Rezeption, Test und Dokumentation.
Was er bewusst nicht kann
- Es versendet nichts: keine echten SMS, keine E-Mails – Nachrichten werden nur im simulierten Smartphone angezeigt.
- Keine Anbindung an Kalender, Praxisverwaltungssystem, Telefonanlage oder Versanddienste.
- Keine Speicherung: Alle Änderungen gehen beim Neuladen verloren (gewollt – es ist eine Demo).
- Kein Login, keine Benutzerrollen, keine Mehrbenutzerfähigkeit, kein echter QR-Code/Link für Patienten.
- Keine echte Zeitsteuerung: Der Automatiklauf wird per Knopf ausgelöst, die Uhrzeit ist simuliert (Mo, 02.11.2026).
- Keine Datenschutz-Funktionen im technischen Sinn (Aufbewahrungsfristen, Löschung, Auftragsverarbeitung) – nur die Einwilligung im Formular ist dargestellt.
- Einweisung, Test und Dokumentation sind Leistungen der Umsetzung und im Prototyp nur als Attrappe sichtbar.
Vom Prototyp zur echten Lösung
- Praxisverwaltungssystem/Kalender klären: Welches System ist im Einsatz, gibt es eine Schnittstelle oder einen Export, wohin werden Bestätigungen und Absagen zurückgeschrieben?
- Kommunikationskanäle festlegen (SMS, E-Mail, beides) und einen DSGVO-konformen Versanddienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag auswählen; Absender und Antwort-Links definieren.
- Datenschutz abstimmen: Einwilligungstext, Datenschutzinformation, Aufbewahrungs- und Löschfristen, Speicherort der Anmeldedaten, Protokollierung.
- Regeln verabschieden: Vorlauf der Erinnerung, Versandzeit, Nachfassen bei fehlender Rückmeldung, Kriterien und Anzahl bei der Nachbesetzung, Nachrichtenvorlagen im Praxiston.
- Digitale Anmeldung finalisieren: Pflichtfelder, Versicherungsarten, Verordnung, Zugang über QR-Code am Empfang und Link auf der Website; Übergabe in die Patientenakte.
- Einrichtung der Automatisierung, Testlauf mit Testterminen und wenigen echten Patienten, dann Einweisung der Rezeption und Übergabe der Dokumentation (Bestandteile des Lösungspakets Prozess).
- Optional: Betreuungspaket für Anpassungen und Monitoring (laut Angebotshinweis bei Bedarf).